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¿Cómo obtener el control absoluto de los costos de impresión a través del módulo basado en reglas de Y Soft?

Agosto 09, 2017 Por: Rafaella Zavala Categoría: Finanzas, Impresoras, Mexico, Tecnología

Ciudad de México, Agosto 2017 – El uso de impresiones o copias en una organización puede ser desmedido. Muy pocas veces se tiene el control de lo que las personas imprimen o copian y la cantidad en que lo hacen. Este tipo de situaciones conducen a las empresas a realizar gastos hormiga que a la larga se convierten en una fuga para las finanzas.

Sin embargo, existe un modo reducir la cantidad de impresiones y copias en una organización: el módulo de Y Soft Rule-Based Engine, el cual permite la impresión basada en reglas, esto es, se establecen parámetros o políticas de impresión que determinan cómo, dónde y cuándo imprimir.

Para lograr grandes resultados en los entornos de impresión de una empresa, las reglas se basan en tres factores: dispositivos multifunción, personas y procesos. Por un lado, la eficiencia de cada impresora depende de que se utilice para proporcionar funciones óptimas. Desde la perspectiva del usuario, las políticas modifican su comportamiento y agiliza las actividades de impresión. Y finalmente, las reglas permiten un control al acceso a las funciones del dispositivo y alinear las operaciones del entorno de impresión con los procesos y el presupuesto.

Rules-Based Engine de Y Soft ofrece a los administradores de red la capacidad de establecer políticas de impresión capaces de filtrar, enrutar o restringir trabajos de impresión con base en sus características. Esto es, cada impresora tiene su propio conjunto de restricciones y las reglas se pueden aplicar a todos los usuarios. Estas reglas incluyen la posibilidad de:

• Imprimir de una página a doble página: la impresión de correos electrónicos, facturas, historiales o contratos supone el uso excesivo de papel, por lo que, para reducir costos, se establece la política de imprimir en ambas caras de la hoja y con el papel más económico; inclusive, para ahorrar costos en consumibles, se puede establecer sólo la impresión a blanco y negro. • Impresión en los dispositivos más eficientes: Según el tipo de documento, los administradores pueden crear reglas para dirigir el trabajo al dispositivo de impresión más rentable. Un trabajo de impresión en blanco y negro de 200 páginas puede imprimirse de manera más económica en un dispositivo adecuado para b/n con papel menos costoso y con menos costes de salida. Esta es otra forma en la que YSoft SafeQ ayuda a reducir los costes de impresión. • Cumplimiento de las políticas de seguridad: Entre las reglas de políticas corporativas se puede incluir también el aplicar medidas de seguridad en documentos confidenciales. Los administradores pueden crear impresiones basadas en reglas que apliquen marcas de agua u otras medidas para garantizar el cumplimiento de seguridad. • Horarios de impresión: YSoft SafeQ puede activar acciones basadas en la hora o el día. Por ejemplo, puede restringir la impresión los fines de semana o después de las horas normales de trabajo.
Independientemente de si una empresa cuenta con políticas de seguridad de documentos, de reducciones de costes o servicios administrados, la impresión basado en reglas de Y Soft es un componente clave para
aplicar políticas de ahorro de costes, cambiar el comportamiento de los usuarios y tener el control del entorno de impresión.

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