Importancia de la gestión de activos tecnológicos en la «nueva normalidad»

La gestión de activos de TI (ITAM) es una práctica de gestión de tecnologías de la información que lamentablemente no siempre recibe la atención que merece. Cuando la crisis del COVID-19 golpeó a los departamentos de TI en todo el mundo se apresuraron a reaccionar, se autorizaron las horas extraordinarias, se introdujo la automatización y se promovió el autoservicio.

Pero ahora que estamos volviendo a la “nueva normalidad” (o algo parecido), ITAM es una capacidad corporativa que marcará la diferencia: desde «mantener las luces encendidas» hasta mejorar significativamente la experiencia de los empleados al respaldar el trabajo flexible, aumentar la resiliencia y reducir el riesgo.

Para apreciar el valor de ITAM, se debe analizar la forma en que podría desempeñar un papel importante para respaldar las operaciones y los resultados de su organización de TI en la nueva normalidad.

Saber lo que tienes

ITAM lo ayudará a rastrear sus activos de TI, incluido el equipo adicional que se compró para permitir el trabajo en el hogar durante el periodo de confinamiento (o lo que sea que haya experimentado en su región). Los periféricos como monitores, teclados y ratones no necesitan someterse al proceso completo de administración de la configuración, pero es probable que deban seguir un seguimiento para fines de soporte, garantías y costos.

Podrías pensar que pagar U$30 por un teclado y un mouse no es un gran problema, ¿verdad? Pero multiplica esto por mil y estarás hablando de mucho dinero. Tener una base de datos de activos de TI en su lugar facilitará el seguimiento de los equipos. Especialmente si se crean plantillas y/o automatizas tus solicitudes de inventario o activos más comunes, de modo que tus colegas de negocios puedan obtener lo que necesitan con un par de clics.

Diseña para ofrecer flexibilidad y una mejor experiencia para los empleados

ITAM ayudará a mantener y respaldar las prácticas de trabajo remoto. Trabajar durante el confinamietno significó que muchas personas se mudaron de su PC de escritorio tradicional a computadoras portátiles, tabletas y servicios basados en la nube. Ahora, algunos empleados regresarán a la oficina, algunos permanecerán como trabajadores remotos y algunos trabajarán de manera flexible en múltiples ubicaciones.

ITAM puede respaldar esto asegurando que las compras de nuevo hardware tengan prioridad para respaldar a los servicios de primera línea y a los más necesitados. Y esa licencia basada en la nube está vigente para el software de servicio.

Asegúrate de cubrir tus obligaciones con la nube

El mundo es diferente ahora. Durante la pandemia, muchas organizaciones descubrieron que el uso de Software de servicio o aplicaciones alojadas en la nube facilitaban tanto el trabajo de los empleados como el soporte de TI. Por ejemplo, para reducir la necesidad de hardware asociado o soluciones VPN complejas. La nube ha cambiado las reglas del juego para muchos trabajadores remotos, pero aún es necesario tener la licencia y la documentación de soporte adecuadas.

Por lo tanto, cuando revises tu base de datos de activos de TI, asegúrate que exista una disposición para las estructuras de licencias de Software Administrados (SaaS) y de que tienes un proceso sólido para administrar los nuevos miembros, los egresados y los que se mudan, de modo que las suscripciones se puedan suspender o reasignar en consecuencia junto con las licencias de software tradicionales. De este modo, te aseguras de que no se otorgue ninguna licencia excesiva o insuficiente.

Apoyar la resiliencia operativa

Antes de la crisis del COVID-19, la disponibilidad era el nombre del juego. ¿Tu servicio funcionaba? Entonces, todo color de rosa; nada de qué preocuparse aquí, todos pueden seguir con su día. Pero aquí está la cuestión. No es suficiente que un servicio esté activo, debe poder adaptarse a las condiciones de trabajo cambiantes y seguir siendo utilizable.

Por lo tanto, al diseñar o revisar tu práctica de ITAM, asegúrate de incorporar disposiciones para administrar escenarios de trabajo diferentes y cambiantes. Por ejemplo, en lugar de tener una sede central de hardware definitiva, asegúrate de contar con varias ubicaciones para que el equipamiento pueda entregarse en las diversas direcciones de los hogares de una persona, o bien que sea accesible a través de un casillero inteligente. Tienes que ser capaz de satisfacer las demandas de activos de emergencia y las instalaciones de software.

Además, planifica anticipándote a la disrupción: no sólo por la posibilidad de una segunda ola de la pandemia, sino que también debes anticipar que siempre puede haber un requisito de último minuto en algún proyecto, o un cambio repentino en la cantidad de equipos. Por lo tanto, asegúrate de que tu modelo operativo pueda moldearse a cada situación.

Garantiza el cumplimiento y prepárate para las auditorías de software

A medida que el mundo regrese a la “nueva normalidad”, muchos proveedores de software reprogramarán auditorías de software retrasadas. Esta situación, combinada con el hecho de que ha habido un aumento en los servicios de colaboración en línea como Zoom, Office 365 y el espacio de trabajo de Amazon, significa que lo más probable es que seas auditado  más temprano que tarde.

Por lo tanto, si aún no has realizado una auditoría de cumplimiento interno recientemente, ahora es momento de asegurarse que todo esté correcto y en cumplimiento. Además, una última cosa a considerar es que muchos proveedores de servicios en la nube ofrecieron pruebas gratuitas durante el período de confinamiento; por lo tanto, asegúrate de haber comprado la licencia adecuada o de que exista un servicio alternativo antes de que finalice el período de prueba gratuito.